10 Pertanyaan Penting Sebelum Mempekerjakan Konsultan

Sebelum menyewa konsultan,
bicarakanlah dengan konsultan sebanyak mungkin. Bahkan jika Anda hanya
memikirkan satu orang atau perusahaan, lakukan uji tuntas pada setidaknya
beberapa orang atau perusahaan lainnya. Anda mungkin akan menyadari bahwa
setiap wawancara akan membantu Anda fokus pada masalah yang memerlukan
konsultasi.

1. Kebanyakan konsultan fokus pada
dua bidang:

memotong biaya dan meningkatkan
pendapatan. Menurut Anda apa hubungan kedua kegiatan tersebut? Apa yang ingin
Anda lakukan?Pemotongan biaya adalah keterampilan konsultasi yang umum. Inilah
yang dibutuhkan sebagian besar bisnis. Kebanyakan dari mereka menyewa konsultan
eksternal untuk melihat secara objektif bagan organisasi, proses tambahan, dan
lingkungan kompetitif. “Kami menghabiskan banyak waktu untuk berbicara dengan
klien korporat, sehingga kami memahami apa yang mereka suka dan tidak suka,”
kata salah satu konsultan. “Apa yang pelanggan hargai? Apakah sudah
waktunya? Apa itu kualitas? Kami mendefinisikannya.” Artinya suatu perusahaan
dapat mengurangi jumlah karyawannya dan tetap tidak mempengaruhi aktivitas
apapun yang tidak memberikan nilai tambah atau memberikan nilai tambah kepada
pelanggan.

2. Apa pengalaman kerja Anda
sebelum menjadi konsultan?

Terakhir, Anda harus berharap
bahwa konsultan mana pun yang Anda gunakan memiliki rasa kemenangan yang kuat.
Anda ingin orang atau tim tersebut fokus pada hal-hal yang akan memberikan
nilai tambah terbesar bagi bisnis Anda dalam waktu sesingkat-singkatnya.
Pemikiran seperti itu tidak muncul secara alami pada banyak orang. Secara umum,
dibutuhkan dua jenis pengalaman: sebagai CEO atau pakar bisnis. Seorang
konsultan dengan pengalaman ini menjawab perlunya manajemen biaya yang ketat,
pengawasan yang ketat, dan hasil yang cepat. Ini adalah ciri-ciri yang sama
yang harus Anda cari pada siapa pun yang memberi Anda nasihat ahli.

3. Berapa banyak profesional yang
bekerja dengan Anda atau perusahaan Anda?

Konsultan bisnis pada dasarnya
terbagi dalam dua kategori: praktisi tunggal dan pemain tim. Perbedaan keduanya
biasanya terletak pada jenis pekerjaan yang dilakukannya. Seringkali solois
menghadapi isu-isu yang kurang spesifik, strategis atau visioner; tim
menghitung angkanya dengan lebih akurat. Kegiatan yang kurang spesifik biasanya
memakan waktu lebih sedikit (terkadang hanya satu hari); lebih akurat
membutuhkan lebih banyak. Salah satu dari karakteristik ini tidak lebih baik
dan tidak lebih buruk dari yang lain. Kendala yang harus diwaspadai: Pedagang
tunggal yang mengaku mampu mengendalikan semua akun Anda.

4. Apakah Anda akan
menandatangani perjanjian kerahasiaan?

Apakah Anda berencana berhenti
bekerja untuk pesaing kita?Minta semua konsultan untuk menandatangani surat
kerahasiaan. Beberapa pemilik dan manajer berasumsi bahwa konsultan strategis
jangka pendek tidak terlalu mengancam kepentingan pemilik dibandingkan dengan
para pengolah angka. Jangan membuat asumsi itu. Anda dan karyawan Anda memiliki
kebebasan untuk mendiskusikan topik bisnis apa pun dengan konsultan Anda dan
memercayai kebijaksanaannya. Saat Anda merasa tidak nyaman, Anda tidak
membicarakan berbagai hal secara langsung. Dalam hal ini, risiko Anda secara umum
bukanlah Konsultan dengan sengaja mencuri informasi atau materi hak milik.
Kebanyakan dari mereka cukup profesional – dan beroperasi di pasar yang cukup
kecil – sehingga reputasi penting. Dalam kebanyakan kasus, risikonya terkait
dengan konsultan yang secara tidak sengaja menyebutkan sesuatu. Jika dia
menandatangani surat kerahasiaan, dia tidak akan berpikir dua kali.

5. Siapa pelanggan Anda yang
lain? Orang dan perusahaan apa yang pernah bekerja sama dengan Anda sebelumnya?

Bolehkah saya menelepon mereka dan
bertanya tentang pekerjaan Anda?Anda tidak terkesan dengan klien besar
sebelumnya. Di perusahaan besar, konsultan dipekerjakan dalam kelompok yang
menangani proyek yang sangat spesifik. Hanya karena pria berjas mahal itu
mengaku sebagai mantan pelanggan Microsoft, bukan berarti dia mengenal Bill
Gates dengan nama depannya. Faktanya, yang terbaik adalah jika konsultan
tersebut pernah bekerja dengan perusahaan yang mendekati ukuran dan bentuk
Anda. Mereka mungkin akan memahami kebutuhan Anda.

6. Berapa banyak klien yang
bekerja dengan Anda pada saat yang sama?

Apakah Anda memiliki cukup waktu
untuk dicurahkan ke perusahaan kita untuk mencapai tujuan kita? Apakah Anda
menjawab panggilan telepon atau email pada hari yang sama? Tanyakan kepada
klien lain atau klien lama tentang ketanggapan dan perhatian konsultan. Serta
pertanyaan yang lebih tajam dari konsultan. Semua pertanyaan ini berfokus pada
poin yang sama: Seberapa perhatian konsultan terhadap kebutuhan Anda? Jumlah
klien yang dapat dilayani dengan baik oleh konsultan bergantung pada jenis
layanan yang ditawarkan dan klien yang terlibat. Namun ada beberapa aturan
umum: Anda ingin pertanyaan atau kekhawatiran Anda terjawab pada hari yang
sama. Jika Anda melakukan desain ulang besar-besaran, Anda mungkin tidak ingin
konsultan Anda bekerja dengan lebih dari dua atau tiga klien. Peringatan:
Beberapa pemilik dan manajer yang mempunyai pengalaman buruk dengan konsultan
yang terlalu invasif (dan mahal) memperingatkan bahwa Anda tidak boleh menjadi
satu-satunya klien konsultan tersebut.

7. Maukah Anda mengajari kami
melakukan pekerjaan sendiri dan mandiri? Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Salah satu kendala paling umum
dalam menggunakan konsultan adalah ketergantungan pada konsultan. Dari sudut
pandang konsultan, ini bisa menjadi bisnis bagus yang menjamin pekerjaan di
masa depan. Dari sudut pandang Anda, situasinya mungkin sedikit lebih baik
dibandingkan sebelum kedatangan konsultan.Dengan menjadikan pelatihan sebagai
bagian dari tugas konsultan, Anda dapat membatasi kemungkinan komitmen jangka
panjang. Tentukan jangka waktu di mana konsultan dapat mencapai tujuannya.
Tunjuk seorang karyawan untuk bekerja erat dengan proses ini dan pelajari semua
yang mereka bisa.

8. Pernahkah Anda menulis
sesuatu, diterbitkan atau tidak, yang membahas masalah perusahaan ini?

Konsultan suka menulis tentang
pengalaman dan teori mereka. Terkadang gambaran ini mungkin cukup kasar, namun
secara umum ini membantu Anda memahami bagaimana konsultan melihat pasar dan
faktor bisnis yang dapat memengaruhi Anda. Selain itu, literatur manajemen atau
teknis dapat menjadi tempat yang baik untuk mencari penasihat. Meskipun pakar
manajemen terbaru dari Harvard Business Review mungkin berada di luar kebutuhan
dan kemampuan Anda, Anda mungkin menemukan pakar yang berguna di surat kabar
dan majalah bisnis atau regional.

9. Bagaimana Anda membayar
layanan? Apakah biaya Anda termasuk waktu perjalanan dan biaya lain-lain atau
ditagih secara terpisah?

Tidak ada persyaratan untuk
membayar konsultan: beberapa konsultan bekerja dengan biaya langsung, yang lain
berdasarkan komisi dan komisi, beberapa bekerja secara insidental – terkait
dengan peningkatan penjualan atau pengurangan biaya. Seperti halnya membayar
kontraktor luar, Anda harus memastikan kualitas pekerjaan dan menjaga biaya
sesuai anggaran yang ditetapkan. Bagi konsultan, memfokuskan penggunaannya
setepat mungkin membantu mencapai kedua tujuan tersebut. Juga, nyatakan dari
awal pengeluaran tak terduga apa yang ingin Anda bayarkan dan bagaimana Anda
akan membayarnya. Konsultan yang pernah bekerja di perusahaan besar mungkin
harus mengeluarkan biaya yang bukan menjadi tanggungan Anda. Cari tahu berapa
banyak yang ingin Anda belanjakan untuk keseluruhan proyek atau rangkaian
proyek. Mintalah konsultan memberi tahu Anda secara tertulis jika proyek tidak
selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

10. Dokumen apa yang akan Anda
berikan kepada kami setelah proyek selesai? Siapa Pemilik Dokumentasi?

Menyimpan catatan tertulis
tentang pekerjaan yang dilakukan konsultan Anda dapat memberikan beberapa
tujuan, dan semuanya bermanfaat. Pertama, jika konsultasi berjalan dengan baik,
biasanya konsultasi akan memberi Anda formulir dan alat untuk membantu
meningkatkan kinerja Anda. Kedua, ini memungkinkan Anda melacak analisis perusahaan
Anda dan jawaban yang diberikan. “Buku catatan” semacam itu bisa
sangat berguna ketika menangani pertanyaan-pertanyaan di masa depan atau
penasihat lainnya. Ketiga, jelaskan apa yang dilakukan dan tidak dilakukan
penasihat saat mereka bekerja untuk Anda. Jika ada perselisihan mengenai
pembayaran atau kepemilikan atau kerahasiaan, Anda akan mendapatkan dukungan.
Umumnya, pekerjaan apa pun (termasuk spreadsheet, program komputer, peralatan
mekanis, atau literatur) yang dilakukan konsultan untuk Anda. Terkadang –
terutama jika menyangkut peralatan dan literatur – hal ini bisa menjadi
masalah. Jelaskan sejak awal bahwa Anda ingin memiliki semua yang Anda dengar..